Abrir uma cafeteria é o sonho de muitos empreendedores apaixonados por café e pelo universo da hospitalidade. No entanto, por trás do aroma envolvente dos grãos e da decoração charmosa do espaço, existe uma estrutura essencial para que o negócio funcione de forma sustentável: a contabilidade. Entender os aspectos contábeis desde o início é fundamental para evitar erros, garantir a conformidade com a legislação e manter a saúde financeira da empresa.
Neste artigo, vamos mostrar passo a passo como abrir e como funciona a contabilidade para cafeteria, desde a escolha do regime tributário até a organização dos custos fixos e variáveis, planejamento de fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e obrigações fiscais. Se você quer montar uma cafeteria sólida e lucrativa, entender os bastidores contábeis é o primeiro gole rumo ao sucesso.
Qual o investimento para montar uma cafeteria?
O investimento para montar uma cafeteria pode variar bastante conforme o tipo de negócio que você deseja abrir, o tamanho do espaço, a localização e o nível de sofisticação dos equipamentos e da estrutura. De forma geral, uma cafeteria pequena e mais simples pode ser montada com algo entre R$ 40 mil e R$ 80 mil.
Já uma cafeteria de porte médio exige algo em torno de R$ 80 mil a R$ 150 mil. Se o objetivo for montar uma cafeteria gourmet, com decoração temática e equipamentos de ponta, o investimento pode ultrapassar os R$ 300 mil.
Esse valor envolve diversos itens: a reforma e adequação do ponto comercial, móveis e decoração, compra de equipamentos (como máquina de café espresso, moedor, geladeira, forno e utensílios), além de software de vendas e sistema de gestão. Também é essencial considerar o capital de giro, que cobre o custo com estoque inicial, salários, contas fixas e despesas dos primeiros meses de operação.
Outro ponto importante é a legalização da empresa: abertura do CNPJ, registro nos órgãos competentes, pagamento de taxas e contratação de um contador. Tudo isso deve ser incluído no planejamento financeiro.
É fundamental ter um bom plano de negócios e uma contabilidade para cafeteria desde o início para garantir que o investimento seja bem aplicado e o retorno venha de forma segura e sustentável.
Quais impostos uma cafeteria paga?
Uma cafeteria, como qualquer outro negócio formal, deve pagar impostos obrigatórios que variam conforme o regime tributário escolhido (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) e a forma de atuação (venda de produtos, serviços, ou ambos). Veja abaixo os principais tributos que uma cafeteria pode pagar:
1. Simples Nacional (o mais comum para cafeterias pequenas e médias)
Se a cafeteira estiver enquadrada no Simples Nacional, os impostos são pagos de forma unificada em uma única guia (DAS), que inclui:
- IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)
- CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido)
- PIS (Programa de Integração Social)
- COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social)
- CPP (Contribuição Patronal Previdenciária)
- ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) – se houver venda de produtos
- ISS (Imposto sobre Serviços) – se houver prestação de serviços, como aluguel de espaço ou eventos
A alíquota varia conforme o faturamento da empresa e o anexo em que ela se enquadra. No caso de uma cafeteria, geralmente o enquadramento é no Anexo I (comércio), com alíquotas a partir de 4% sobre o faturamento bruto mensal.
2. Lucro Presumido ou Lucro Real
Caso a cafeteria opte ou precise estar em um regime mais complexo, como o Lucro Presumido ou Lucro Real, os tributos passam a ser calculados separadamente. Os principais são:
- IRPJ (15% sobre o lucro presumido, mais adicional de 10% sobre lucro que exceder R$ 20 mil/mês)
- CSLL (9% sobre o lucro presumido)
- PIS (0,65% no Lucro Presumido ou 1,65% no Lucro Real)
- COFINS (3% no Lucro Presumido ou 7,6% no Lucro Real)
- ICMS (tributo estadual sobre a venda de produtos – alíquota varia por estado)
- ISS (tributo municipal sobre serviços, se aplicável – geralmente de 2% a 5%)
Outras Obrigações Importantes
- Emissão de nota fiscal
- Entrega de declarações acessórias (como DEFIS, SPED Fiscal, EFD-Contribuições, dependendo do regime)
- Pagamento de encargos trabalhistas, caso tenha funcionários (INSS, FGTS, etc.)
Passo a Passo Contábil para Abrir uma Cafeteria
Abrir uma cafeteria exige mais do que uma boa ideia e paixão por café — é fundamental cuidar da estrutura contábil e fiscal do negócio desde o início. O primeiro passo é o planejamento do negócio, que inclui a definição do público-alvo, estimativa do investimento inicial, previsão de faturamento e levantamento dos custos fixos e variáveis. É importante também calcular o capital de giro necessário para manter a operação nos primeiros meses.
Em seguida, é preciso escolher a natureza jurídica da empresa. Cafeterias de pequeno porte geralmente se enquadram como ME (Microempresa) ou EPP (Empresa de Pequeno Porte), com a estrutura societária mais comum sendo a sociedade limitada (LTDA), que oferece proteção ao patrimônio pessoal dos sócios. O MEI (Microempreendedor Individual) pode ser uma opção apenas em casos muito específicos, com faturamento limitado e operações extremamente simples.
Com essas definições em mãos, o próximo passo é a abertura do CNPJ junto à Receita Federal. Nesse momento, é essencial escolher corretamente os CNAEs (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) que representem com precisão as atividades da cafeteria, como venda de bebidas, lanches e serviços complementares.
Após isso, é necessário registrar a empresa na Junta Comercial do estado, obter o alvará de funcionamento junto à prefeitura, o alvará sanitário da vigilância (se houver manipulação de alimentos) e realizar a inscrição estadual, exigida para o recolhimento de ICMS sobre a venda de produtos.
Outro ponto fundamental é a escolha do regime tributário, que deve ser feita com o apoio do contador. A maioria das cafeterias se beneficia do Simples Nacional, regime simplificado que unifica vários tributos em uma única guia mensal (DAS) e tem alíquotas iniciais a partir de 4% sobre o faturamento bruto.
Em alguns casos específicos, como quando o lucro for muito alto em relação ao faturamento, pode ser mais vantajoso optar pelo Lucro Presumido ou Lucro Real.
Com a empresa legalizada, é hora de implantar um sistema de emissão de notas fiscais, que exige um certificado digital e um software emissor homologado. A organização financeira também deve começar desde o primeiro dia, com conta bancária empresarial separada, controle de fluxo de caixa e definição do pró-labore dos sócios, evitando misturar as finanças pessoais com as da empresa.
Se a cafeteria for contar com colaboradores, será preciso realizar o registro formal dos funcionários, elaborar a folha de pagamento e cumprir com os encargos trabalhistas, como INSS, FGTS, férias e 13º salário. Além disso, a empresa deve manter em dia todas as obrigações acessórias, como declarações mensais e anuais, a depender do regime tributário escolhido.
É fundamental manter o acompanhamento da contabilidade para cafeteria ativo, com relatórios como o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), que permite analisar o desempenho financeiro da cafeteria, identificar o ponto de equilíbrio e planejar novos investimentos com segurança.
Com o suporte contábil adequado desde o início, sua cafeteria terá bases sólidas para crescer de forma saudável, evitando problemas fiscais e aproveitando melhor os recursos disponíveis.
Cafeteria pode ser MEI? em alguns casos específicos
Se a cafeteria for muito pequena, com estrutura simples (por exemplo, uma venda de café e lanches sem atendimento em mesas, como um balcão ou carrinho de café), ela pode sim se enquadrar como MEI (Microempreendedor Individual), desde que atenda aos seguintes critérios:
Requisitos para ser MEI:
- Faturamento anual até R$ 81 mil.
- Ter no máximo 1 funcionário.
- Não ter sócio.
- Exercer uma atividade permitida pelo MEI.
CNAE permitido para cafeteria:
A atividade de comércio de lanches, salgados, cafés, sucos e similares, cadastrada como:
- 5611-2/01 – Fornecimento de alimentos preparados preponderantemente para consumo domiciliar
Pode permitir o enquadramento como MEI, desde que não haja consumo no local (ou seja, não seja um estabelecimento com mesas e atendimento).
Atenção:
Se a cafeteria:
- Tem espaço com mesas para consumo no local,
- Oferece atendimento completo (como uma lanchonete ou restaurante),
- Tem estrutura maior e faturamento acima de R$ 81 mil,
Então não pode ser MEI. Nesse caso, a empresa deve ser aberta como:
- ME (Microempresa) no Simples Nacional, com CNPJ e contador.
- Quando optar por ME ou LTDA.
Vantagens e desvantagens de cada tipo jurídico.
A Sol Azul ajuda na contabilidade para cafeteria
Abrir uma cafeteria é realizar o sonho de transformar a paixão por café em um negócio de verdade. Mas, para que essa jornada seja bem-sucedida, é essencial ter ao lado um parceiro que entenda tanto de números quanto de empreendedorismo. É por isso que a Sol Azul Contabilidade oferece um serviço completo e especializado para quem deseja abrir ou já possui uma cafeteria.
Com mais de 30 anos de experiência no mercado contábil, a Sol Azul cuida de todo o processo de legalização da empresa, incluindo a abertura do CNPJ, registro na Junta Comercial, obtenção de alvarás e escolha do regime tributário mais vantajoso para o seu tipo de operação. Tudo isso com agilidade e foco na economia de tributos.
Além disso, oferecemos suporte mensal com organização financeira, emissão de notas fiscais, elaboração da folha de pagamento e cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas. Nossos clientes também contam com relatórios contábeis claros e estratégicos, como o Demonstrativo de Resultados (DRE), que ajudam na tomada de decisões e no crescimento saudável do negócio.
Aqui, você não é só mais um número. Nosso atendimento é próximo, humano e comprometido com o sucesso do seu empreendimento. Se você quer montar sua cafeteria com segurança ou levar a gestão do seu negócio para um novo nível, conte com a Sol Azul Contabilidade.
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