Contabilidade para Escolas: Como Fazer um Planejamento Orçamentário Durante o Ano Letivo?

A contabilidade para escolas é essencial para garantir a saúde financeira da instituição ao longo do ano letivo. Com tantas despesas recorrentes — como folha de pagamento, manutenção predial, materiais didáticos e investimentos em tecnologia — é fundamental que a gestão escolar saiba exatamente quanto pode gastar e onde alocar seus recursos de forma estratégica.

Um planejamento eficiente não apenas evita surpresas desagradáveis, como também contribui para o crescimento sustentável da escola, permitindo investimentos em qualidade de ensino e infraestrutura. Neste artigo, vamos mostrar como organizar um orçamento escolar de forma prática e eficiente, com foco em previsibilidade, controle e bons resultados.

Contabilidade para escolas: O que é um planejamento orçamentário escolar?

O planejamento orçamentário escolar é um processo de organização financeira que permite à escola prever, controlar e administrar suas receitas e despesas ao longo do ano letivo. Ele funciona como um guia para a gestão escolar tomar decisões conscientes e equilibradas, garantindo que os recursos disponíveis sejam usados de forma eficiente e alinhados aos objetivos pedagógicos e administrativos da instituição.

Esse planejamento envolve a projeção dos custos fixos (como salários, contas de luz e água, contratos de serviços), despesas variáveis (como materiais escolares, eventos, reformas) e as fontes de receita (mensalidades, convênios, doações, entre outros). Ao elaborar um orçamento detalhado, a escola consegue evitar desperdícios, antecipar possíveis dificuldades financeiras e até planejar investimentos futuros, como novas turmas, cursos ou melhorias na infraestrutura.

Como fazer a contabilidade de uma escola?

Fazer a contabilidade de uma escola exige organização, conhecimento das obrigações fiscais e atenção constante à movimentação financeira da instituição. Trata-se de um processo que vai além de registrar receitas e despesas: envolve o controle de fluxo de caixa, cumprimento das normas legais e tomada de decisões estratégicas com base em dados reais.

Confira os principais passos para fazer a contabilidade de uma escola:

Escolha do regime tributário adequado

É fundamental que a escola esteja enquadrada corretamente no regime tributário — Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real — para pagar impostos de forma justa e evitar problemas com o Fisco.

Registro contábil de receitas e despesas

Todas as entradas (mensalidades, matrículas, doações, convênios) e saídas (salários, fornecedores, manutenção, encargos) devem ser registradas com clareza, utilizando um sistema de contabilidade confiável.

Gestão do fluxo de caixa

Acompanhar diariamente o fluxo de caixa é essencial para manter a liquidez da escola. Assim, é possível saber se haverá dinheiro suficiente para cobrir as despesas e identificar momentos de maior ou menor entrada de recursos.

Elaboração de balancetes e demonstrativos

Mensalmente, o contador deve gerar documentos como o balancete, o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial. Esses relatórios ajudam na análise financeira e na tomada de decisões.

Folha de pagamento e encargos trabalhistas

A escola precisa estar em dia com salários, encargos sociais (INSS, FGTS) e obrigações trabalhistas. Isso exige uma gestão cuidadosa da folha de pagamento, especialmente em épocas de admissão de professores temporários.

Cumprimento de obrigações fiscais e acessórias

Declarações como SPED Contábil, EFD-Reinf e DIRF devem ser entregues dentro dos prazos legais. Um erro ou atraso pode gerar multas e prejudicar a imagem da instituição.

Contabilidade consultiva e planejamento estratégico

Com o apoio de um contador especializado, a escola pode utilizar a contabilidade como ferramenta de gestão: analisando indicadores, projetando investimentos e planejando o crescimento sustentável da instituição.

Contabilidade para escolas: Qual o melhor regime tributário?

A escolha do melhor regime tributário para escolas depende de vários fatores, como o porte da instituição, o faturamento anual, a estrutura de custos e a folha de pagamento. Em geral, os regimes mais utilizados são o Simples Nacional e o Lucro Presumido. Veja as características de cada um:

Simples Nacional

Ideal para: Escolas de pequeno a médio porte, com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões.

Vantagens:

Unificação de impostos em uma guia única (DAS).
Alíquotas reduzidas em comparação com outros regimes, especialmente se os custos com folha de pagamento forem altos (fator R).
Menos burocracia no cumprimento de obrigações acessórias.

Pontos de atenção:

A alíquota varia conforme o faturamento e o fator R (relação entre a folha e a receita bruta).
Pode ser menos vantajoso para escolas com margem de lucro muito alta e folha de pagamento reduzida.

Lucro Presumido

Ideal para: Escolas com faturamento superior ao teto do Simples ou com margens de lucro bem definidas.

Vantagens:

Base de cálculo simplificada: o lucro é presumido com base em um percentual fixo (geralmente 32% para serviços educacionais).
Pode ser vantajoso para instituições com baixa despesa operacional proporcional ao faturamento.

Pontos de atenção:

Carga tributária geralmente maior do que no Simples Nacional.
Requer mais controle contábil e cumprimento de obrigações acessórias detalhadas.

Lucro Real

Pouco comum para escolas, mas pode ser obrigatório em casos específicos ou vantajoso para instituições com prejuízos contábeis, pois o IRPJ e a CSLL incidem sobre o lucro real.

Na maioria dos casos, o Simples Nacional costuma ser o melhor regime tributário para escolas de pequeno e médio porte, especialmente quando a folha de pagamento representa uma parte significativa do faturamento. Já o Lucro Presumido pode ser mais vantajoso para instituições maiores ou com folha enxuta.

O ideal é que a decisão seja feita com o apoio de um contador especializado, que analise o cenário financeiro da escola e faça simulações personalizadas.

Contabilidade para escolas: Quais impostos uma escola paga?

As escolas particulares, por serem pessoas jurídicas prestadoras de serviços educacionais, estão sujeitas a uma série de tributos — que variam conforme o regime tributário adotado (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real). Abaixo, veja os principais impostos que uma escola paga:

1. Impostos Federais

IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)

Calculado sobre o lucro da escola.

Lucro Presumido: 15% sobre 32% da receita bruta.
Lucro Real: 15% sobre o lucro efetivo.
Simples Nacional: Embutido na alíquota do DAS.

CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido)

Incide sobre o lucro e financia a seguridade social.

Lucro Presumido: 9% sobre 32% da receita bruta.
Lucro Real: 9% sobre o lucro real.
Simples Nacional: Também embutido no DAS.

PIS e COFINS

Contribuições sobre o faturamento para a seguridade social.

Lucro Presumido: PIS 0,65% e COFINS 3%.
Lucro Real: PIS 1,65% e COFINS 7,6% (com possibilidade de crédito).
Simples Nacional: Estão incluídos na alíquota do Simples.

2. Impostos Municipais

ISS (Imposto Sobre Serviços)

É o principal tributo municipal incidente sobre escolas.

A alíquota varia de 2% a 5%, dependendo da legislação do município.
Incluído no Simples Nacional (anexo III ou V) ou cobrado separadamente nos demais regimes.

3. Encargos Trabalhistas (não são impostos, mas são obrigatórios)

Mesmo não sendo considerados “impostos”, as escolas também arcam com custos trabalhistas, como:

INSS patronal (20%) sobre a folha de pagamento.
FGTS (8%)
13º salário, férias, adicionais e encargos sociais.

Observação: No Simples Nacional, a contribuição patronal ao INSS é substituída para algumas atividades (caso de escolas enquadradas no Anexo III), dependendo do Fator R.

Como fazer um planejamento orçamentário eficiente durante o ano letivo?

Fazer um planejamento orçamentário escolar eficiente durante o ano letivo é fundamental para garantir a saúde financeira da instituição e promover um ambiente educativo de qualidade.

O primeiro passo é mapear todas as receitas previstas, que incluem matrículas, mensalidades, cursos extracurriculares, aluguéis de espaço e eventuais convênios ou parcerias. É importante considerar também a inadimplência média dos anos anteriores para projetar receitas de maneira mais realista.

Em seguida, é necessário levantar todos os custos fixos e variáveis. Os custos fixos são aqueles que se mantêm constantes, como salários, encargos trabalhistas, contas de consumo, aluguel e contratos de serviços. Já os custos variáveis incluem despesas com material escolar, eventos, reformas e manutenção, além de investimentos em tecnologia. Vale a pena considerar também as despesas sazonais, como festas escolares e compra de uniformes.

Com as receitas e despesas mapeadas, é hora de definir metas e prioridades. Essas metas podem incluir a redução de custos desnecessários, a criação de reservas para investimentos em tecnologia ou formação docente, e a previsão de fundos para emergências, como a inadimplência ou a quebra de equipamentos essenciais.

Outro ponto importante é distribuir o orçamento ao longo do ano, levando em conta o calendário escolar e as datas de maior movimentação financeira, como início de ano, férias e datas comemorativas. Ferramentas úteis para essa organização são planilhas de controle financeiro ou softwares de gestão escolar, que permitem fazer uma previsão detalhada mês a mês.

Acompanhar o andamento do orçamento ao longo do ano é fundamental. Por isso, é essencial monitorar constantemente as receitas e despesas, revisando o planejamento quando necessário, para que as decisões sejam tomadas com base em dados atualizados.

É importante que a equipe gestora esteja envolvida nesse processo, alinhando as metas pedagógicas com os recursos financeiros disponíveis, garantindo que o planejamento atenda às necessidades da escola como um todo.

Um planejamento orçamentário bem estruturado permite à escola operar de maneira eficiente, sem surpresas financeiras, e possibilita investimentos estratégicos em áreas que realmente fazem a diferença para o ensino e a gestão escolar.

Como a contabilidade escolar contribui para um bom planejamento?

A contabilidade para escolas desempenha um papel fundamental para um bom planejamento orçamentário e a gestão financeira eficiente de uma instituição de ensino. Ao fornecer informações financeiras claras, precisas e atualizadas, a contabilidade ajuda a escola a tomar decisões informadas, garantir o cumprimento das obrigações fiscais e otimizar o uso dos recursos disponíveis. Veja como a contabilidade escolar contribui para um bom planejamento:

Projeção e Controle de Receitas e Despesas

A contabilidade escolar realiza o levantamento e controle das receitas e despesas da instituição, o que permite um planejamento mais preciso. Com dados detalhados sobre a entrada de recursos (como mensalidades, matrículas e convênios) e as saídas (como salários, contas de serviços e materiais), a escola consegue prever os fluxos financeiros e estabelecer metas realistas para o ano letivo.

Análise de Rentabilidade e Custos

Por meio da contabilidade para escolas, é possível analisar a rentabilidade de cada área da escola (como cursos extracurriculares, eventos e parcerias) e identificar os custos fixos e variáveis com mais clareza. Isso possibilita um planejamento orçamentário mais eficiente, permitindo que a escola realoque recursos de maneira estratégica, otimize gastos e invista nas áreas mais importantes.

Planejamento Tributário

A contabilidade escolar também auxilia no planejamento tributário, garantindo que a escola escolha o regime tributário mais adequado (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real). A escolha correta impacta diretamente no valor dos impostos a serem pagos e pode resultar em uma economia significativa, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais e permitindo a alocação de recursos de forma mais eficiente.

Cumprimento das Obrigações Legais

A contabilidade para escolas assegura que todas as obrigações fiscais e trabalhistas sejam cumpridas corretamente. Isso inclui a entrega de declarações como o SPED Contábil, EFD-Reinf, DIRF e o pagamento de encargos sociais (INSS, FGTS), evitando problemas com o fisco e multas que possam afetar o orçamento da escola.

Monitoramento Contínuo e Ajustes no Planejamento

Com o suporte da contabilidade para escolas é possível monitorar de forma contínua a execução do orçamento, comparando o planejamento inicial com os resultados reais. Caso haja algum desvio significativo, a contabilidade fornece as informações necessárias para ajustar o planejamento, seja reduzindo custos ou priorizando áreas que necessitam de mais investimentos.

Transparência e Prestação de Contas

A contabilidade para escolas também garante a transparência das informações financeiras, fundamental para que a gestão escolar consiga prestar contas de maneira clara para os responsáveis, conselhos fiscais e outras partes interessadas. Isso fortalece a confiança na administração e contribui para um ambiente de gestão mais profissional e responsável.

Planejamento de Investimentos

Ao fornecer uma visão detalhada sobre a saúde financeira da escola, a contabilidade facilita o planejamento de investimentos futuros, como a compra de novos equipamentos, a construção de novas instalações ou a implementação de novos programas pedagógicos. Com uma contabilidade para escolas bem estruturada, pode-se planejar essas ações de forma escalonada e dentro de sua capacidade financeira.

A Sol Azul está pronta para fazer a contabilidade da sua escola

Sabemos que a gestão financeira de uma instituição de ensino exige atenção e expertise. Na Sol Azul Contabilidade, temos mais de 30 anos de experiência ajudando escolas a manterem suas finanças sob controle, otimizando recursos e garantindo o cumprimento de todas as obrigações fiscais.

Com uma equipe especializada e serviços personalizados, cuidamos da contabilidade para que você possa focar no que realmente importa: a qualidade do ensino.

Não deixe a contabilidade da sua escola nas mãos de amadores. Com a Sol Azul Contabilidade, você terá a confiança e tranquilidade de saber que a sua escola está em boas mãos.